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Probleme bei der Realisierung von Internet - Seiten mit Word 2000

1. Einzelne Probleme bei der Konvertierung von Word in Html
2. Zusammenfassung
3. Lösung: Word und Html werden getrennt
4. Einzelne Maßnahmen
5. Ablauf mit Makro

Probleme bei der Konvertierung von Word in HTML

Insgesamt kommt man beim Aufbau einer Website ohne entsprechenden Kenntnisse in HTML und den dazu notwendigen Editoren nicht aus, für bestimmte Bereiche ist Word jedoch eine attraktive Alternative.

Das Textverarbeitungssystem Word hat auch bei der Erstellung von Internet - Seiten den unschätzbaren Vorteil, durch seine Verbreitung und seinen Bekanntheitsgrad für die Mitarbeiter im Allgemeinen kein Problem darzustellen. Einzig die erweiterten Web - Funktion müssen neu erlernt werden.

Mit Word erstellte Seiten lassen sich ohne weiters mit anderen HTML - Editoren, z. B. Netscapes Composer, nachbearbeiten; umgekehrt lassen sich woanders erstellte HTML - Seiten in Word aufrufen und bearbeiten. Zwar arbeiten einige Word - spezifische Funktionen beim Wiederaufruf in Word nicht mehr, aber es ist häufig sehr viel bequemer, eine umfangreiche Seite in ihrer Tiefe und Komplexität in einem Textverarbeitungsprogramm wie Word zu erstellen und ihr dann im HTML - Editor den letzten Schliff zu geben, als die Seite im Editor komplett zu erstellen.

Theoretisch kann ein Word - Dokument ohne weiteres als HTML - Datei direkt im Netz abgespeichert werden.

Es gibt jedoch eine Reihe von Problemen, die diesen Komfort erheblich einschränken und in vielen Fällen den nachträglichen Einsatz eines HTML - Editors bzw. die nachträgliche Bearbeitung des Quellcodes unumgänglich machen ( hier direkt bezogen auf Word 2000 ).

1. Problem: Umlaute werden nicht immer konvertiert. Bei Seiten, die nur in deutschen Systemen betrachtet werden sollen, nicht unbedingt ein Problem, wohl aber bei solchen für das Ausland.
   
   Lösung: Es gibt wie in fast allen Fällen die Möglichkeit, dieses Problem mit einem Makro zur Behandlung des HTML - Quellcodes zu umgehen. Es ist jedoch zu prüfen, ob dieser Aufwand sich lohnt.
   
   
   
2. Problem: gravierender ist die nicht Netz - konforme Adressierung der Verweise ( Hyperlinks ) im Befehlssatz Einfügen / Hyperlinks, die in HTML mit äußerster Strenge, von Word jedoch mit souveräner Gleichgültigkeit behandelt wird, so daß die resultierenden Verweise fehlerhaft sind und einzeln überprüft werden müssen, beispielsweise mit Link sleuth.
   
   Nach der HTML - Konvention muß als Pfad - Trennzeichen in Verweisen "/" geschrieben werden; Word schreibt in internen Verweisen jedoch "\", z. B.  <A HREF = " … \bilder\bild2. gif" >
   
   Während dieses auf dem PC ohne Fehlermeldung funktioniert, führt es im Netz dazu, daß das Gesuchte nicht gefunden bzw. nicht angezeigt wird. Word vermischt in externen Verweisen sogar "\" mit "/", z. B.  <Background = "ftp://home-up.t-online.de/infos/info-Dateien\image001.jpg" >
   
   Lösung: Eine Lösung ist, alle Verweise absolut zu referenzieren, mit 'http://...' Dadurch funktionieren diese Verweise zwar nur im Netz, aber man hat sichergestellt, daß sie dieses dort auch tun.
   
   Alternativ muß auf Verweise auf eigene Dateien in dem mit Word erstellten Bereich verzichtet werden, zumal eine Erweiterung der Verweise, z. B. mit Zielangabe ( Target ) nicht möglich ist. Ähnliches gilt für die Einbindung von Bildern, hier nur in Kürze:
   
   
   • Bilder für Intenet - Seiten ( Format: GIF oder JPG ) müssen im selben Verzeichnis wie das Dokument liegen und mit Einfügen / Grafik / aus Datei / Einfügen: Verknüpfung zu Datei ( ! ) eingefügt werden.
     
     
   • Word 97 / 2000 setzt in Verknüpfungen auf Bilder nur dann relative Pfadangaben, wenn diese sich im selben Ordner oder einem Unterordner befinden.
     
   
   
   In Word 2000 funktioniert auch das nicht immer.
   
   
   In diesem Fall:
   
   
   • Über Datei / Öffnen: Suchen in auf "ftp://..." ins Netz gehen, den jeweiligen FTP - Ordner mit Doppelklick öffnen und die Bilddatei von dort Verknüpfen.
     
     
   • Die Größe des Bildes muß anschließend manuell angepasst werden!
     
     
   • Danach wird die Datei immer aus dem Netz geholt; das ist zwar nicht schädlich und in diesem Fall nicht anders möglich, aber lästig. Grafiken in Word deshalb wenn es geht vermeiden.
     

   
   
   

3. Problem: Word 2000 ändert Dateipfade selbständig auf "ftp://..." ab, wenn die Datei online, also direkt auf der Festplatte des Providers erstellt oder geändert wurde. Dadurch funktionieren diese Verweise ebenfalls nur im Netz, aber nicht auf der heimischen Festplatte. Dieses Problem tritt vor allem bei Dateien im selben Verzeichnis auf. Erkennbar wird es u. a. dadurch, daß Word bei Aufruf des Dokumentes auf der Suche nach den referenzieren Dateien automatisch die Netzverbindung startet.
   
   Lösung: HTML - Dokumente nicht im Netz erstellen oder bearbeiten; Dokumente grundsätzlich von der Festplatte öffnen und dort ablegen.
   
   Allerdings führt das zu in Verbindung mit dem oben beschriebenen zweiten Problem dazu, daß die interne Verweisstruktur auf der Festplatte nicht geprüft werden kann. Deshalb sollten in Word grundsätzlich interne Verweise vermieden werden.
   
   
   
4. Problem: Windows 9x bietet im Explorer einen offensichtlichen Pfad namens "Webordner" an. Dieser Bereich kann aber nur genutzt werden, wenn auf einem angeschlossenen Webserver die Office - Server - Erweiterung installiert ist.
   
   Lösung: Den in der Speicherabfrage versteckten FTP - Pfad zum Provider benutzen  
   
   
   
5. Problem: Groß / und Kleinschreibung von Verzeichnis - und Dateinamen sind auf dem PC gleichgültig, im Netz nicht. Ein Großteil der Probleme mit nicht angezeigten Grafiken und nicht gefundenen Dateien hat hier seinen Ursprung.
   
   Lösung: bei der Ablage und Benennung von neu angelegten Verzeichnissen und Internet - Dokumenten muß streng auf Groß - und Kleinschreibung geachtet werden, insbesondere auf den ersten Buchstaben, den Word bzw. Windows bei der Anlage grundsätzlich groß schreibt.  
   
   
   
6. Problem: zwar speichert Word Unmengen von Steueranweisungen in eigentlich stringente HTML - Dateien, welche den Wiederaufruf von Feldfunktionen in Word erleichtern sollen, aber diese arbeiten nicht unbedingt im Browser.
   
   Lösung: Word - Dokumente, die für das Netz bestimmt sind, zweimal abspeichern: zum einen als Word - Dokument mit allen Funktionen; diese dienen dann als Vorlagen für die weitere Bearbeitung. Zum zweiten jeweils davon abgeleitet das eigentliche HTML - Dokument, welches für das Netz bestimmt ist; dieses ist dann bar jeder Funktion. In diesem Fall kann auch der Word - eigene HTML - Filter eingesetzt werden, welcher den Umfang des Dokument um ca. 30 % reduziert. ( leider nicht um mehr; noch einmal 30 % wären möglich. Word 97 hat diese Problem nicht, oder nicht in dem Maße )  
   
   
   
7. Problem: Mitarbeiter sind es gewohnt, zu bearbeitende Dateien auf der Festplatte zu suchen und zu finden. Die Arbeit direkt im Netz stellt eine erheblich Hürde dar, zumal sie langsamer und unkontrollierter abläuft.
   
   Lösung: Die komplette Website wird auf der Festplatte gespiegelt. Dieses ist auch aus Datensicherungsgründen dringend geboten, um wenigstens eine Sicherheitskopie der jeweiligen Dateien zu erhalten. Konsequenterweise muß also jedes HTML - Dokument zweimal abgespeichert werden: auf der Festplatte und im Netz.
   

Zusammenfassung

• Word eignet sich zum Herstellen von einfachen, Textlastigen End - und Informationsseiten ohne Bilder und weitere Verweise, d. h. Seiten, die in der Verweiskette am letzter Stelle stehen, deren Inhalt wichtiger als die Struktur und häufigen oder unvorhergesehenen Änderungen und Aktualisierungen unterworfen sind.  
  
  
• Word eignet sich nicht für die Seiten, die der gesamten Website ihre Struktur und Optik geben, wie Rahmen, Galerien, Menüs, Navigationsbereiche etc. in denen die Verweisstruktur das Wesentliche darstellt. Aber auch in diesen Bereichen kann Word zum erstmaligen Erstellen von Seiten dienen, und sei es nur, um die Word - spezifischen, im Gegensatz zu einigen HTML - Editoren sehr komfortable Tabellenerstellungs - sowie die Sortier - Indexier - Formatier - Rechtschreibungs - und weiteren Textverarbeitungsfunktionen zu nutzen.
  
  Tip: Änderungen von komplizierteren Seiten ( mit Bildern und Verweisen ) besser durch sorgfältiges Kopieren und Einfügen, ggf. Anpassen, durchführen als durch neu Schreiben. Sonst gehen wichtige Formatierungen verloren. Für Verweise ( Hyperlinks ) die rechte Maustaste verwenden. Bei ( evtl. versteckten ) Tabellen auf die Gitternetzlinien und Rahmen und Schattierungen achten.

  Eine Steigerung erfährt dieser Nutzen dann, wenn der erweitertet Funktionsumfang von Word zum Einsatz kommen kann, wie Datenbankabfragen, Berechnungen, Datumsangaben und andere Word - spezifische Automatismen.  
  
  

• Des weiteren können Word - Dokumente, sobald die dazugehörigen Funktionen eingerichtet wurden, auch direkt in diesen Format ins Netz gestellt und dort redigiert werden, um dort heruntergeladen oder mit den entsprechenden erweiterten Browser - Funktionen direkt betrachtet werden zu können.
  
  

Lösung: Word und HTML werden technisch getrennt

Die weiter oben aufgeführten Probleme bei der Realisierung einer Website unter Zuhilfenahme der Word - Textverarbeitung lassen sich im Großen und Ganzen mit folgenden Maßnahmen lösen:

1. Die Bearbeitung der Bereiche Struktur und Inhalt werden personell und systemtechnisch getrennt.
   
   Das heißt:
   
   
   • Die Struktur der Website wird mit den geeigneten Mitteln und Personal aufgebaut und ins Netz gestellt. Sie bietet quasi den Rahmen, in dem die entsprechenden Inhalte hineingehängt werden; technisch am besten mit einer tatsächlichen Rahmenstruktur ( "Frames" ).
     
     
   • Die Inhalte werden innerhalb dieser Struktur, aber technisch gesehen davon unabhängig von den jeweilig zuständigen Mitarbeitern erstellt und gepflegt.
     
     
     
   • Word wird mit Hilfe von geeigneten Maßnahmen an diese Aufgabe soweit angepaßt, daß sie für die Mitarbeiter keinen größeren Probleme darstellt als ihre tägliche Arbeit.
     
     
   
   Dazu gehört:

• Die Einrichtung der DFÜ - Verbindung.
  
  
• Die Automatisierung der Speichervorgänge.
  

Einzelne Maßnahmen

1. Die Internetseiten werden in der Regel nicht im Netz, sondern auf der Festplatte redigiert
   
   
2. Technische ( festliegende ) und redaktionelle ( aktualisierbare ) Seiten werden auf der Festplatte getrennt gespeichert.
   
   
3. Die technischen Seiten werden im Einzelfall mit einem geeigneten Editor gepflegt.
   
   
4. Redaktionelle ( aktualisierbare ) Seiten liegen als Word - doc in einem offensichtlichem Verzeichnis vor. Nur diese Seiten werden in Word bearbeitet.
   
   
5. Die aus diesen Word - Dokumenten konvertierten, endgültigen Internetseiten ( .htm ) werden möglichst automatisch in einem nicht offensichtlichen, evtl. sogar versteckten Sicherungsverzeichnis auf der Festplatte abgelegt. Dort liegen ebenfalls die technischen Seiten der an dieser Stelle komplett gespiegelten Website. Diese wird ggf. über Lesezeichen / Favoriten in den Browsern zugänglich gemacht.
   
   
6. Dieselben, in Word erstellten und konvertierten Internet - Seiten werden ebenfalls möglichst automatisch auf die Festplatte des Internet - Providers hochgeladen und stehen dort zur Verfügung.

Ablauf mit Makro

Das auf der Festplatte abgelegte Word - Dokument, welches den zu bearbeitenden Inhalt trägt, wird geöffnet, bearbeitet und gespeichert. Die angestrebte Automatik wird durch ein geeignetes, in die Menüleiste integriertes Makro erzielt. Es soll im wesentlichen folgende Funktion bewirken:

1. Das Dokument wird als Word - Dokument abgespeichert, geschlossen und wieder geöffnet.
   
   
2. Das selbe Dokument wird nochmals unter dem gleichen Namen, dieses mal als Internet - Dokument ( .htm ) in dem erwähnten Sicherungs - Verzeichnis abgelegt.
   
   
3. Es wird dort als HTML - Dokument abgespeichert, geschlossen und wieder geöffnet.
   
   
4. Optional: Der MICROSOFT® HTML - Filter wird aktiviert, um den Umfang des Dokuments zu reduzieren ( ca. 30 % )
   
   
5. Das Dokument wird Online im Netz gespeichert.
   
   
6. Das Dokument wird geschlossen und die Verbindung getrennt

     
Dieses Makro steht hier zur Verfügung: W2HTML.ZIP

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